Stocurile nu inseamna doar marfa pe care o ai expusa sau in depozit. Inseamna cash blocat, comenzi livrate la timp, pierderi care apar „din senin” la inventar si decizii luate pe instinct si nu pe date reale.
Din perspectiva Cria Soft Solutions, exact aici apar cele mai multe probleme: fluxuri rupte intre vanzare, stoc si evidenta, proceduri neclare sau chiar inexistente si interventii tehnice lasate pe ultimul moment. Acest articol sintetizeaza reguli usor de aplicat in retail, HoReCa, servicii, productie si distributie.
Cria Soft lucreaza in zona de fiscalitate si aparatura fiscala de peste 10 ani si se pozitioneaza ca partener pentru firme care folosesc case de marcat fiscale si solutii conexe, precum softuri de gestiune a afacerilor.
Ce presupune controlul stocurilor?
Controlul stocurilor inseamna sa poti raspunde rapid, cu date reale, la intrebarile de baza:
- ce intra in firma, cand intra si cine receptioneaza;
- ce iese, pe ce document (bon/factura/aviz/bon de consum) si din ce locatie;
- ce reguli ai pentru retururi, produse deteriorate/expirate si consum intern;
Daca una dintre piese lipseste, stocul este o estimare care, inainte sa iti dai seama, poate ajunge o gaura imensa in bugetul afacerii.
Reguli pe care le stabilesti din prima zi, indiferent de marimea firmei
O singura „sursa” evidenta pentru stoc
Evita situatia in care vanzarea e intr-un loc, stocul in alt loc, iar contabilitatea in alta parte. Alege o evidenta unica si conecteaza toate operatiunile la aceeasi logica:
- Receptie
- Vanzare
- Retur
- Transfer intre locatii
- Utilizare interna
Cand ai o singura sursa de gestionare a datelor, reduci semnificativ timpul pierdut cu verificari, corectii si, implicit, scad sansele de a face greseli costisitoare.
Nomenclator de denumiri pentru produse
Un nomenclator bine structurat este esential pentru acuratetea gestiunii stocurilor. Daca produsele apar in sistem cu denumiri diferite, coduri lipsa sau unitati de masura neuniforme, apar rapid erori la inventar, dificultati in analiza si pierderi greu de identificat.
De aceea, este important ca fiecare articol din sistem sa fie introdus dupa aceleasi reguli, fara exceptii.
- denumire produs (aceeasi peste tot)
- cod intern si/sau cod de bare
- unitate de masura
- TVA
- categorie / subcategorie
Aplica aceeasi disciplina si pentru servicii (manopera, montaj, transport), pentru a nu avea pozitii „in afara regulilor”.
Receptie procedurala si responsabil desemnat
Receptia este punctul in care marfa intra oficial in firma. Daca acest pas nu este facut corect, apar erori in stoc, diferente la inventar si blocaje in vanzare. Procesul trebuie sa fie simplu, dar respectat exact la fiecare livrare.
- verificare cantitate vs. document
- verificare pret vs. oferta/contract (unde se aplica)
- verificare lot/termen (unde conteaza)
- semnatura responsabil + data
- diferentele se noteaza imediat si se trateaza pe loc
Regula de baza: marfa intra in stoc doar dupa receptie.
Iesirea din stoc se face doar pe document
Marfa pleaca din stoc pe bon/factura/aviz/bon de consum, nu pe „iti trec mai tarziu”. Cand vanzarea este corect inregistrata, scade automat stocul si reducerea erorilor devine vizibila.
Masuri simple pentru a mentine acuratetea stocurilor si a evita pierderile
Nivel minim si maxim
Pentru fiecare produs, pornesti de la 3 valori:
- vanzare medie pe saptamana
- timp de livrare de la furnizor (lead time)
- rezerva de siguranta
Exemplu:
- vanzare medie: 20 buc/saptamana
- lead time: 2 saptamani
- rezerva: 10 buc
Prag minim = 20 × 2 + 10 = 50 buc
Pe scurt: cand stocul ajunge la prag, comanda porneste. Nu depinzi de memorie.
FIFO si FEFO
- FIFO: primul intrat, primul iesit (relevant in majoritatea domeniilor).
- FEFO: primul care expira, primul iesit (important la produse cu termen).
Regula functioneaza doar daca depozitarea si etichetarea sunt coerente.
Analiza ABC: concentreaza efortul unde conteaza
Imparte produsele in:
- A: putine produse, valoare mare
- B: valoare medie
- C: multe produse, valoare mica
Verifici A mai des. Astfel reduci diferentele fara sa consumi inutil timpul echipei.
Inventar: cum il faci fara sa opresti activitatea?
Inventarul facut o data pe an nu este suficient pentru o evidenta corecta. Verificarile periodice, programate constant, ofera un control real.
- inventar complet periodic (trimestrial/semestrial, in functie de volum)
- inventar prin rotatie saptamanal (zone/categorii/depozit)
Ce fac daca inventarul iese pe minus?
O abordare pragmatica:
- verifici produsele A (impact mare)
- verifici ultimele receptii si documentele aferente
- verifici vanzarile, retururile si corectiile din perioada analizata
- verifici transferurile intre locatii
- verifici zona de deteriorate/expirate/consum intern
Care sunt situatiile care pot genera erori de gestiune a stocurilor?
Retur de la client
- reintra in stoc doar daca produsul este vandabil si verificat
- daca nu este vandabil, se inregistreaza ca rebut/deteriorat, cu motiv si aprobare
Transfer intre locatii
- se face pe document intern, cu responsabil desemnat
- fara document, diferentele vor aparea automat la inventar
Produse deteriorate / expirate
- nu se pastreaza „separate” fara evidenta
- se scot din stoc cu motiv, data si semnatura
Consum intern (HoReCa, productie, servicii)
- se scade din stoc pe bon de consum sau document intern
- altfel, minusul apare la inventar si nu mai poti urmari corect costurile
Ce legatura are aparatura fiscala cu inventarul?
Legatura dintre sistemul de vanzare si gestiunea stocurilor este una directa. Atunci cand vanzarea este inregistrata corect si in timp real, scaderea din stoc se face automat si fara erori. In schimb, blocajele frecvente – fie ca tin de setari gresite, consumabile lipsa, probleme de fiscalizare sau service – duc la intreruperi in fluxul de lucru. In astfel de situatii, angajatii ajung sa inregistreze ulterior sau incomplet, iar evidenta stocurilor devine inexacta.
Tehnica Fiscala ofera solutii integrate pentru aceste probleme: echipamente fiscale, aplicatii software pentru vanzare si evidenta, precum si servicii de suport si intretinere (inclusiv contracte de service). Aceste componente sunt esentiale pentru mentinerea unui sistem coerent si functional, in care vanzarea si gestiunea stocurilor sunt corect sincronizate.
KPI simpli de urmarit lunar
Nu ai nevoie de rapoarte complicate. Trei indicatori sunt suficienti pentru control:
- diferente la inventar (valoare + cauze)
- lipsa stoc (ocazii pierdute de vanzare din cauza indisponibilitatii)
- stoc vechi (30/60/90/180 zile) – marfa care blocheaza bani si spatiu
Plan de implementare in 7 zile
- Ziua 1: planificare nomenclator
- Ziua 2: procedura de receptie + responsabil
- Ziua 3: reguli de iesire (bon/factura/aviz/consum intern)
- Ziua 4: praguri minime pentru top 20 produse
- Ziua 5: etichetare locatii + ordine FIFO/FEFO
- Ziua 6: inventar rotativ pilot (o zona / o categorie)
- Ziua 7: raport: diferente, cauze, ajustari de procedura
Stocurile sunt in ordine cand intrarile sunt receptionate corect, iesirile sunt documentate, vanzarea scade automat stocul, iar inventarul devine rutina. Daca vrei sa reduci diferentele si sa ai un flux stabil intre vanzare, evidenta si aparatura fiscala, merita sa lucrezi cu un partener care acopera zona complet: echipamente fiscale, solutii conectate cu vanzarea si suport tehnic. Tehnica Fiscala se pozitioneaza exact in punctele unde apar, de obicei, blocajele din practica!
Intrebari frecvente
Cum stiu ca am prea mult stoc?
Semne tipice ale unui stoc ineficient: produse care nu se misca, discounturi repetate ca sa le vinzi, cash blocat si comenzi amanate la produsele care se vand constant.
Merita un soft integrat cu vanzarea?
Da. Reduce erorile umane si timpul pierdut cu verificari. La fel de important este suportul tehnic, mai ales cand apar schimbari de flux sau interventii la echipamente.
Cat de des fac inventar?
Depinde de volum, insa combinatia „inventar complet periodic + inventar rotativ saptamanal” ofera control fara sa blocheze activitatea.
