Functionarea corecta a sistemului fiscal este importanta pentru continuitatea afacerii tale. Casele de marcat, imprimantele fiscale si softurile de gestiune sunt niste instrumente indispensabile pentru inregistrarea corecta a tranzactiilor si emiterea bonurilor fiscale.
Dar ce faci daca, intr-o zi obisnuita de lucru, sistemul fiscal se opreste brusc? In astfel de momente critice, un administrator sau un manager trebuie sa stie exact cum sa reactioneze pentru a minimiza impactul asupra afacerii. Asadar, iata care sunt cei mai importanti pasi pe care trebuie sa-i urmezi in asemenea situatii!
Verifica sursa problemei – s-ar putea sa gasesti o rezolvare destul de rapid
Primul pas este identificarea cauzei defectiunii. Problemele pot varia de la o simpla intrerupere a alimentarii cu energie electrica pana la erori de software sau defecte hardware ale echipamentului fiscal. Iata cateva aspecte pe care trebuie sa le verifici cat mai repede cu putinta:
- Verifica alimentarea cu energie – asigura-te ca nu este nicio pana de curent generalizata in zona.
- Reporneste sistemul – uneori, o simpla repornire a casei de marcat sau a softului fiscal poate remedia problema.
- Examineaza cablurile si conexiunile – un cablu de alimentare sau de retea slaba poate duce la functionarea defectuoasa a echipamentelor fiscale.
- Verifica mesajele de eroare – unele case de marcat afiseaza coduri de eroare care pot indica exact natura problemei.
- Daca nu poti depista problema, treci la urmatorii pasi pentru a evita intreruperi majore ale activitatii afacerii tale.
Informeaza personalul si clientii – acestia trebuie sa stie ca vor exista intarzieri
In cazul in care problema nu poate fi rezolvata imediat, este important sa informezi personalul despre situatie si sa stabilesti un plan temporar de gestionare a tranzactiilor. Comunicarea clara cu clientii este la fel de importanta, astfel incat acestia sa inteleaga problema si sa nu fie frustrati de serviciile oferite.
- Afiseaza un anunt vizibil la intrarea in magazin sau la casa, explicand situatia.
- Instructiuni clare pentru angajati – daca exista un sistem de rezerva sau o metoda manuala de inregistrare a vanzarilor, asigura-te ca personalul stie cum sa procedeze pentru a pune in aplicare aceste alternative.
- Ofera alternative de plata – daca terminalele POS functioneaza independent, incurajeaza plata cu cardul.
Utilizeaza solutii alternative temporare
Daca sistemul fiscal nu poate fi reparat imediat, poti apela la solutii alternative:
- Intocmirea manuala a bonurilor de vanzare – legea permite, in anumite cazuri, utilizarea unor note de vanzare temporare care pot fi introduse ulterior in sistem, odata ce acesta devine functional.
- Utilizarea unei case de marcat secundare – daca ai o casa de marcat de rezerva, aceasta poate fi activata pentru a prelua tranzactiile.
- Emiterea facturilor – in cazul in care clientul este de acord, poti emite facturi pentru fiecare vanzare, urmand ca bonurile fiscale sa fie generate ulterior.
Este important sa te asiguri ca aceste metode sunt conforme cu legislatia fiscala si ca tranzactiile sunt inregistrate corect pentru a evita probleme ulterioare cu autoritatile.
Contacteaza furnizorul de mentenanta si ANAF
Daca problema persista si nu poate fi remediata rapid, este timpul sa contactezi furnizorul echipamentului fiscal. Majoritatea firmelor care vand case de marcat, inclusiv Tehnica Fiscalav, ofera si servicii de suport tehnic si mentenanta.
- Descrie problema cat mai detaliat – noteaza orice mesaj de eroare si pasii deja incercati pentru remediere.
- Solicita interventia unui tehnician – daca problema este de natura hardware, este posibil sa fie necesara o reparatie sau inlocuire a echipamentului.
- Informeaza ANAF – daca sistemul fiscal nu poate fi utilizat pentru o perioada mai lunga, este recomandat sa informezi autoritatile fiscale pentru a evita sanctiuni.
Cand vine vorba de sanctiuni, trebuie sa stii ca se aplica amenzi in mai multe situatii – poti fi amendat daca nu anunti unitatea acreditata pentru service, daca nu ai respectat obligatiile privind cartea de service, daca nu permiti accesul tehnicianului la echipamente sau daca persoane neautorizate intervin asupra casei (de exemplu, in timpul unei incercari de reparare realizata de persoane necalificate).
Prevenirea problemelor ulterioare
Odata ce problema a fost rezolvata, este important sa iei anumite masuri pentru a preveni situatii similare in viitor. Iata cateva sugestii:
- Mentenanta periodica – efectueaza verificari frecvente ale echipamentelor fiscale si asigura-te ca software-ul este actualizat.
- Sursa de alimentare de rezerva – in zonele cu fluctuatii de curent, un UPS (sursa de alimentare neintreruptibila) poate preveni opririle bruste ale echipamentelor.
- Plan de urgenta pentru angajati – asigura-te ca fiecare membru al echipei stie cum sa procedeze in cazul unei defectiuni.
- Backup de date – daca sistemul tau fiscal foloseste software de gestiune, este important sa ai copii de siguranta pentru a evita pierderea informatiilor.
Un sistem fiscal care se opreste brusc poate cauza probleme semnificative intr-un magazin sau unitate comerciala, dar daca stii cum sa gestionezi situatia, poti minimiza impactul negativ al acestor incidente asupra afacerii tale!
Identificarea rapida a problemei, utilizarea solutiilor alternative, comunicarea eficienta cu clientii si contactarea furnizorilor de suport tehnic sunt pasii pe care trebuie sa-i urmezi pentru a gestiona eficient o astfel de situatie
Pe termen lung, asigura-te ca implementezi diverse preventive pentru a reduce riscul unor astfel de defectiuni si pentru a asigura continuitatea afacerii tale. Poti apela cu incredere la specialistii Tehnica Fiscala pentru mai multe sfaturi privind gestionarea complicatiilor care pot aparea la sistemele fiscale ale unei afaceri – iti putem oferi si echipamente si dispozitive de calitate superioara!