Legislatia fiscala din 2026 mentine aceleasi obligatii clare pentru firmele care scot din uz o casa de marcat. Fie ca inchizi un punct de lucru, inlocuiesti un aparat vechi sau lichidezi societatea, defiscalizarea nu este optionala. Termenele sunt scurte, documentele sunt obligatorii, iar nerespectarea procedurii atrage amenzi din partea ANAF.
Multe firme platesc amenzi nu pentru ca ignora procedura, ci pentru ca nu stiu exact ce pas urmeaza dupa care, sau pierd un termen de 5 zile fara sa fi stiut ca exista. Ghidul de mai jos acopera tot procesul, inclusiv situatiile mai putin cunoscute in care poti intra in neconformitate fara sa iti dai seama.
Ce inseamna defiscalizarea casei de marcat?
Defiscalizarea este procedura prin care un aparat de marcat electronic fiscal (AMEF) este scos oficial din uz si radiat din evidentele ANAF. Nu este suficient sa opresti utilizarea casei de marcat. Aparatul trebuie trecut printr-o procedura legala, cu documente, termene si tehnician autorizat.
Procedura este obligatorie in trei situatii principale: la inchiderea definitiva a activitatii comerciale, la inchiderea unui punct de lucru si la inlocuirea echipamentului cu unul nou. In ultimul caz, vechiul aparat trebuie defiscalizat chiar daca firma continua sa functioneze. Nu este suficient sa cumperi o casa de marcat noua fara sa scoti din evidente pe cea veche.
Ce inseamna memoria fiscala si care este rolul ei?
Memoria fiscala este componenta casei de marcat care inregistreaza toate tranzactiile efectuate. Datele stocate in ea nu pot fi sterse sau modificate. La defiscalizare, memoria fiscala este extrasa, sigilata si predata, iar firma are obligatia s-o pastreze timp de 5 ani.
Extragerea memoriei fiscale si a jurnalului electronic se efectueaza exclusiv de un tehnician de service autorizat pentru modelul respectiv de casa de marcat. Nu exista alta varianta legala.
Care sunt pasii procedurii de defiscalizare?
Pregatirea documentelor
Pentru predarea memoriei fiscale, firma trebuie sa pregateasca un dosar complet. Documentele necesare sunt:
- declaratia de instalare a casei de marcat
- Numarul Unic de Identificare (NUI) al aparatului
- certificatul de inmatriculare al firmei (CUI)
- actul de identitate al administratorului
- Registrul Special al casei de marcat
- Cartea de Interventii a casei de marcat
Casa de marcat trebuie sa fie functionala in momentul defiscalizarii, insotita de rola de hartie si cablul de alimentare. Daca aparatul este defect si nu mai poate fi repornit, sau daca a fost pierdut ori distrus, procedura difera: firma notifica ANAF prin acelasi formular F4105, in termen de 5 zile lucratoare de la constatarea situatiei, si ataseaza documente justificative. Extragerea memoriei nu mai este posibila in aceste cazuri, iar organul fiscal decide pasii urmatori.
Extragerea memoriei fiscale
Tehnicianul autorizat desigleaza aparatul, listeaza raportul memoriei fiscale de la primul pana la ultimul raport Z, extrage memoria impreuna cu jurnalul electronic si le sigileaza intr-un plic. Se intocmeste procesul-verbal de extragere a memoriei fiscale, document emis de firma de service autorizata, pe care utilizatorul il pastreaza impreuna cu plicul sigilat. Acest proces-verbal este actul doveditor ca procedura a fost realizata legal si ca memoria a fost predata conform cerintelor ANAF.
Depunerea formularului F4105
Firma autorizata de service depune la ANAF formularul F4105, Notificare privind aparatele de marcat electronice fiscale, in termen de maximum 5 zile lucratoare de la data extragerii. Formularul se transmite electronic, in format PDF cu XML atasat, prin SPV sau pe e-guvernare.ro.
Anularea numarului de ordine
Ultima etapa este radierea aparatului din evidentele ANAF prin anularea seriei fiscale, folosind formularul F4103. Din acest moment, casa de marcat nu mai este inregistrata fiscal.
Ce faci cu casa de marcat dupa defiscalizare?
Aparatul poate fi vandut ulterior, dar numai printr-un distribuitor autorizat si numai dupa montarea unei noi memorii fiscale. O casa de marcat defiscalizata nu se poate transfera direct pe alta firma. Transferul se face exclusiv printr-un distribuitor autorizat: acesta cumpara aparatul de la firma care il detine, monteaza o memorie fiscala noua si un jurnal electronic nou, dupa care vinde aparatul catre noua firma, care parcurge procedura de fiscalizare de la zero.
Daca firma se inchide, casa de marcat se poate preda distribuitorului autorizat de la care a fost achizitionata, cu conditia ca defiscalizarea sa fie finalizata in prealabil.
Cat timp ai la dispozitie si ce risca firma daca intarzie?
Termenul legal pentru finalizarea defiscalizarii este de maximum 30 de zile de la inchiderea punctului de lucru sau de la data incetarii activitatii. Formularul F4105 trebuie depus in termen de 5 zile lucratoare de la extragerea memoriei. Ambele termene sunt monitorizate de ANAF, iar depasirea lor se sanctioneaza contraventional.
Acelasi formular F4105 se depune si in alte situatii care pot aparea in activitatea curenta a firmei:
- furtul sau pierderea aparatului de marcat
- distrugerea fizica a echipamentului
- defectarea casei de marcat si trimiterea la service
- returnarea aparatului dupa reparatie
- suspendarea activitatii firmei si scoaterea temporara din functiune
In toate aceste cazuri, termenul de notificare este acelasi: 5 zile lucratoare de la data constatarii situatiei.
Cum te ajuta Tehnica Fiscala cu defiscalizarea?
Serviciul de extragere a memoriei fiscale oferit de Tehnica Fiscala costa 200 de lei si include intocmirea procesului-verbal si notificarea ANAF. Echipa Cria Soft are peste 10 ani de experienta in fiscalizare, defiscalizare si service pentru case de marcat si se ocupa de toata documentatia in locul tau.
Daca esti in aceasta situatie, contacteaza direct echipa Tehnica Fiscala. Procedura se finalizeaza corect, in termenele legale, fara drumuri inutile.
Intrebari frecvente despre defiscalizarea casei de marcat
Cartea de interventii este document obligatoriu in dosar. Daca a fost pierduta, primul pas este contactarea firmei de service cu care ai lucrat, aceasta poate avea copii ale interventiilor efectuate. In lipsa ei, procedura poate fi blocata sau intarziata, iar ANAF poate solicita clarificari suplimentare.
Da. Cat timp casa de marcat figureaza in evidentele ANAF ca activa, obligatia de depunere a declaratiei F4109 se mentine, inclusiv pentru lunile in care aparatul nu a fost folosit. Defiscalizarea este singura modalitate legala de a incheia aceasta obligatie.
Radierea firmei fara defiscalizarea prealabila a casei de marcat reprezinta o neconformare fata de obligatiile fiscale. Formularul F4105 trebuie depus imediat, chiar si dupa radiere, pentru regularizarea situatiei. Organul fiscal poate aplica sanctiuni si poate solicita documente suplimentare pentru inchiderea evidentei aparatului.
Defiscalizarea se poate face la orice unitate de service autorizata pentru modelul respectiv de casa de marcat, nu neaparat la cea cu care ai avut contract de service. Conditia este ca firma sa fie autorizata specific pentru acel tip de aparat – nu orice service fiscal poate interveni pe orice model.